Com a pandemia da Covid-19 o trabalho em home office se fez necessário para manter o distanciamento social e garantir a segurança dos colaboradores. Mas hoje, mesmo após o retorno ao presencial, muitas empresas não descartaram totalmente o trabalho remoto, adotando de vez o teletrabalho ou mesclando esse modelo com dias no escritório, em um formato híbrido.
Porém, seja alguns dias ou todos em casa, para muitos trabalhadores a produtividade acaba sendo impactada, já que o número de distrações tende a aumentar no home office. Para funções da gestão então, costuma ficar ainda mais difícil, diminuindo o desempenho profissional.
Para evitar que isso aconteça, existem diferentes estratégias e tecnologias que ajudam a manter a produtividade em alta. Continue a leitura para conferir dicas que podem fazer grande diferença na sua rotina.
Veja agora como ser mais produtivo!
Por que a produtividade é importante?
Se você está lendo esse texto com certeza quer saber como ser mais produtivo! Primeiramente é importante fazer um questionamento: Você já parou para pensar o que é produtividade? Podemos considerar alguns pilares para a produtividade, como a qualidade e a quantidade de tarefas executadas em determinado espaço de tempo.
Quando dizemos que uma pessoa é produtiva, estamos afirmando que ela consegue fazer uma boa gestão do seu tempo para otimizar as tarefas do dia a dia. Essa habilidade permite que ela entregue um maior volume de atividades com menos esforço.
Para ser produtivo é importante considerar sempre a prioridade de cada atividade, por ordem de urgência e necessidade (muitas pessoas acabam apenas considerando a complexidade da tarefa para realizá-la, mas esses outros aspectos também são importantes). Com uma boa gestão do tempo de trabalho a produtividade aumenta e, por consequência, é possível atingir uma alta performance.
É importante ressaltar que a produtividade não está relacionada com a produção em massa ou extrapolar a carga horária de trabalho. A produtividade é sobre gerenciar o tempo do colaborador da melhor forma possível.
Após entendermos os aspectos básicos da produtividade, entendemos que quando bem aplicada no ambiente de trabalho ela gera maior eficiência na realização de tarefas, ou seja, o colaborador consegue entregar maior quantidade de demandas com qualidade e em menos tempo, favorecendo o cumprimento total da sprint e das metas estabelecidas.
Quando as empresas possuem a preocupação em estabelecer rotinas de trabalho mais produtivas, essa ação acaba se tornando um diferencial competitivo, pois garante que os seus serviços ou produtos saiam com maior qualidade e os funcionários fiquem menos cansados durante a produção.
Para o colaborador a produtividade dentro da empresa é um diferencial, devido a possibilidade em entregar as suas demandas com maior qualidade. Esse aspecto contribui para que ele atinja maior satisfação ao cumprir as suas metas sem gastar muito esforço.
Mas lembre-se de que a produtividade também está interligada com o estímulo psicológico que o trabalhador recebe, sendo essa uma excelente oportunidade para que as empresas criem ações que reconheçam o bom desempenho e o trabalho em equipe, para que o time continue cada vez mais engajado e envolvido nos projetos.
Alguns exemplos que podem ser aplicados para o reconhecimento do colaborador e a indicação do funcionário do mês, distribuição de presentes e brindes para as equipes que consigam bater determinada meta e o pagamento de bônus e comissões. Essas ações colaboram para que os funcionários se mantenham mais motivados e busquem entregar os melhores resultados.
Como ser mais produtivo através de estratégias?
A produtividade é um elemento desejado por diversas pessoas, sejam profissionais do mercado ou estudantes, devido aos seus grandes benefícios. Pensando nisso, separamos algumas dicas que podem fazer grande diferença na gestão de suas atividades.
Tenha autoconhecimento do seu período de maior produtividade
O autoconhecimento é de extrema importância para melhorar o seu desempenho, por isso é crucial reconhecer em qual período do dia há maior produção ou disposição para realizar as atividades.
Os horários de pico de produção variam de pessoa para pessoa. Alguns produzem melhor na parte da manhã, outros à tarde e alguns ainda preferem trabalhar à noite ou de madrugada.
Ao identificar esses períodos você conseguirá distribuir as suas atividades estrategicamente e com maior eficácia. Por exemplo, se você é mais produtivo na parte da manhã e precisa entregar uma demanda que considere complexa, você pode utilizar esse período para realizá-la com maior concentração e qualidade.
Mas claro que a grande maioria dos profissionais possuem horário a cumprir e devem seguir os limites determinados pelas leis trabalhistas. Porém, ainda assim, ter autoconhecimento e identificar os horários de maior produtividade dentro do horário de trabalho é igualmente interessante.
Diferencie atividades mais complexas e menos complexas
É importante sempre verificar qual o grau de complexidade das atividades que você executa.
Ao fazer esse exercício, você poderá entender a necessidade de cada tarefa. Existem aquelas que são menos complexas e que podem ser realizadas em menos tempo e com menos gasto de energia. Outras são mais difíceis, demandando mais atenção, tempo e até responsabilidade.
Com essa diferenciação das suas atividades é possível identificar aquelas que possuem maior impacto para a empresa, quais são urgentes e por quê, além de facilitar a distribuição dos seus afazeres ao longo do dia.
Controle as suas ações por meio de listas
Seguindo a mesma lógica da dica anterior, devemos sempre acompanhar e monitorar as nossas atividades para assim sermos mais produtivos nas funções de gestão.
As listas são uma excelente opção para monitorar as atividades que são realizadas durante o dia a dia, por meio delas você consegue verificar o que foi realizado e o que deixou de ser feito.
Ao criar uma lista é importante levar em consideração as atividades mais difíceis em primeiro lugar. Essa estratégia é excelente para burlar o cansaço do cérebro, pois à medida em que as atividades difíceis são eliminadas, as mais fáceis serão feitas em menos tempo, colaborando para que o final do dia fique menos pesado.
Além disso, você já percebeu que quando as atividades complexas são vencidas nós mesmos temos a tendência de achar que as outras atividades são mais fáceis? E ainda ficamos felizes com a conclusão rápida.
Mantenha planejamento constante
Planejar as ações garante o alcance da produtividade nas atividades de gestão. Sabemos também que nem sempre o que planejamos vai ser cumprido, por isso é importante ao estabelecer um planejamento deixar um espaço vago para as situações inesperadas.
Para um bom planejamento é interessante fazer uma análise das suas atividades do mês anterior e verificar o que foi feito, quais resultados foram alcançados, quais metas não foram batidas e por quê.
Essa análise te fará saber o que precisa ser melhorado e como deve ser feito. A partir daí você conseguirá traçar um bom planejamento de ação, com as atividades que precisam ser executadas, como e quem será o melhor colaborador para fazê-la.
Priorize a qualidade do seu sono
Aspectos como qualidade de vida e saúde mental vêm sendo muito debatidos na atualidade, e eles são de grande importância quando se quer ser produtivo. Dormir bem é muito importante para que o seu corpo e mente consigam descansar, e assim manter a concentração durante as atividades que serão realizadas depois.
Por isso, o sono deve fazer parte do seu planejamento diário. Não deixe o sono acumular ou dormir mal com grande frequência, esse péssimo hábito pode levar a graves consequências em médio e longo prazo.
Estudos apontam que adultos entre 18 e 64 anos devem dormir entre 7 a 9 horas por dia para terem uma melhor qualidade de vida. Além disso, os efeitos para quem dorme mal são de grande preocupação, pois esse péssimo hábito contribui para o surgimento de doenças como diabetes, alterações no sistema imunológico e problemas psicológicos.
Cuide da sua ansiedade
A ansiedade é algo normal do ser humano, porém em excesso pode fazer muito mal, principalmente no ambiente de trabalho devido ao estresse que esse estado gera no colaborador.
Sabe aquela meta que ainda não foi batida e já está chegando o final do mês? Isso pode gerar grande ansiedade no colaborador e afetar sua produtividade. É importante sempre cuidar para que as metas não interfiram na saúde mental dos trabalhadores.
Para que isso aconteça é necessário realizar um compilado de estratégias que reduzem o estado de ansiedade do colaborador, como o planejamento adequado das suas ações, com uma lista de atividades que ele realmente consiga cumprir o que foi planejado para o dia.
Uma estratégia muito utilizada pelos desenvolvedores de software é a sprint, uma ação que visa elaborar pequenas etapas de atividades em fases e a conclusão dessas etapas levam à conquista do objetivo maior. Essa simples ação faz com que as atividades sejam menos cansativas.
Como ser mais produtivo nas funções de gestão através de ferramentas?
As atividades que são realizadas por gestores, em sua maioria, são muito complexas, pois envolvem diferentes habilidades analíticas e de gestão, como a implementação de ações, delegação de tarefas e controle sobre cada atividade.
Para ajudar os gestores a manterem os seus colaboradores mais produtivos e facilitar a gestão da equipe, ferramentas tecnológicas deixam o controle e monitoramento centralizado e organizado, sem perda de informações.
A transformação digital proporciona novos modelos de funcionamento de negócios, ou seja, a tecnologia surge para resolver problemas e melhorar os processos internos e externos da organização, trazendo melhores resultados.
Empresas como o Escala ajudam os gestores a terem maior produtividade em suas funções. Com um software altamente tecnológico, é possível montar escalas de trabalho rapidamente, identificar necessidades para realocar profissionais e acompanhar os níveis de produtividade e presença. Tudo isso respeitando automaticamente as regras válidas em cada instituição.
A solução está revolucionando os processos de gestão de grandes empresas de diversas áreas, como call centers, instituições de saúde, startups, escritórios e muito mais.
Com o Escala, até profissionais que atuam em turnos e plantonistas sabem exatamente qual será o seu horário de trabalho durante o mês ou até por mais tempo. Informações como essas facilitam a organização dos profissionais e são um ponto extra para manter a produtividade em alta, já que há previsibilidade.
Ferramentas para aumentar a produtividade na gestão de atividades
Com o desenvolvimento da tecnologia diversas ferramentas surgiram para facilitar o processo produtivo das funções da gestão. Pensando nisso, separamos algumas que podem ser interessantes para otimizar o trabalho.
Escala Jornadas e Escala Plantões
Com o Escala Jornadas é possível realizar a distribuição de folgas e descansos de maneira totalmente otimizada, o que facilita a resolução de conflitos que normalmente as escalas geram. Por ser uma ferramenta tecnológica configurada automaticamente com a CLT, permite que o gestor não cometa erros ou infrinja as leis trabalhistas.
O Escala Jornadas ainda possui um algoritmo que consegue avaliar o número ideal de pessoas para o trabalho, levando em conta a demanda, as preferências da equipe e o controle de horas extras.
Já o Escala Plantões é configurado de acordo com os limites válidos na instituição, sendo uma ferramenta útil para gerenciar escalas de profissionais liberais. É possível até configurar informações de pagamento, e a ferramenta já mostra quanto cada colaborador tem a receber de acordo com o que foi trabalhado.
Com o Escala a sua empresa consegue ter total controle das equipes e com isso evitar gastos desnecessários causados por desorganização de escalas, como excesso de horas extras, pagamentos errados e processos trabalhistas. Quem usa Escala conquista rapidamente um bom retorno sobre o investimento (ROI), otimizando seus recursos e melhorando resultados.
Trello
O Trello é uma excelente ferramenta para a organização pessoal e de equipes. Com ele é possível registrar diferentes tarefas que precisam ser realizadas ao longo do dia, semana ou mês e ainda inserir informações importantes, como descrições detalhadas, data de entrega e o status da atividade.
A ferramenta permite que a organização aconteça por meio de quadros, listas e cartões, e também é possível trabalhar com várias pessoas e acompanhar o desenvolvimento de cada atividade.
Slack
O Slack é uma ferramenta que permite a gestão de equipe e trabalhos, e por meio dele é possível criar “salas” de trabalho virtual onde os colaboradores podem conversar sobre as demandas da empresa.
Um aspecto interessante do Slack é que esse aplicativo está disponível para computador e dispositivos móveis. Também é possível realizar a sincronização de calendários externos, como o Google Agenda, funcionalidade que facilita para que a equipe fique ciente de todos os compromissos do dia ou do mês.
Click Up
O Click Up é um software que permite o trabalho e a gestão de equipes em tempo real. Por meio dele o gestor consegue visualizar as demandas em forma de lista ou quadro. Para distribuir as tarefas entre os colaboradores é possível colocar o responsável, data de início e de entrega, rastrear tempo, além de receber um e-mail sobre o status da atividade.
Essa ferramenta também pode ser utilizada para aplicar a metodologia de sprint, ou seja, fracionar um grande projeto em pequenas etapas e acompanhar o desenvolvimento de cada ação.
Conclusão
A transformação digital surge para melhorar a qualidade de vida das pessoas, com isso a produtividade também é um aspecto que pode ser melhorado com o uso de ferramentas e estratégias adequadas.
Como vimos existem diferentes meios para alcançar a produtividade em atividades de gestão, que tendem a ser complexas, e por isso, os softwares são de suma importância para gestores que precisam coordenar e acompanhar o desenvolvimento de sua empresa.
Ferramentas como o Escala estão revolucionando e ajudando empresas e profissionais a serem mais produtivos com a distribuição de escalas de forma inteligente.
Gostou deste conteúdo? Acompanhe o blog da B2B Stack e fique por dentro das novidades do mundo da tecnologia.
6 melhores CRMs gratuitos com avaliações de usuários (atualizado 2024)
Um sistema CRM é uma ferramenta que tem como o…
4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
